Questions que l'on nous pose chaque semaine

L'apostille est un certificat joint à un document public qui confirme l'authenticité de la signature, du sceau ou du timbre qui s'y trouve. Les pays parties à la Convention Apostille de La Haye l'acceptent directement, sans étape en ambassade.

Uniquement si votre pays de destination n'est pas partie à la Convention. Pour ces pays, l'ancien parcours s'applique toujours : le document est authentifié puis légalisé à l'ambassade ou au consulat. Utilisez le vérificateur de destination pour savoir ce qui s'applique.

Habituellement oui. La plupart des autorités apostillent un original ou une copie certifiée, non une numérisation. Envoyez-nous d'abord des copies numériques pour confirmer le parcours ; nous vous indiquerons ensuite quels originaux apporter ou expédier.

Un dossier apostille seulement vers une destination de La Haye prend généralement quelques jours une fois le document en règle. Les dossiers nécessitant traduction, notarisation et légalisation consulaire prennent plus de temps, et le délai propre à l'ambassade échappe à tous. Nous fournissons une estimation datée avec le devis et une option accélérée si votre échéance est fixe.

Cela dépend du nombre de documents, du besoin de traduction et de notarisation, et des frais consulaires du pays de destination. Ces frais sont fixés par l'ambassade, non par nous. Envoyez vos documents via le formulaire de demande et recevez un devis détaillé sans frais.

Non. Nous sommes une entreprise privée qui prépare et achemine les dossiers auprès des autorités en votre nom. Vous pouvez effectuer ces démarches vous-même directement auprès de l'autorité compétente ; nos clients font appel à nous pour éviter les refus et les déplacements répétés.

Oui. Les documents nous parviennent par messagerie de partout au Canada et de l'étranger, et nous réexpédions le dossier terminé à l'adresse de votre choix.

Ce sont deux parcours vers le même résultat. Avant l'adhésion du Canada à la Convention Apostille de La Haye, tout document destiné à l'étranger était authentifié par Affaires mondiales Canada puis légalisé à l'ambassade du pays de destination : deux étapes, deux files, deux séries de frais. Pour un pays partie à la Convention, l'apostille remplace les deux par un seul certificat. Pour un pays hors Convention, l'ancien parcours en deux temps s'applique toujours, sauf que la première étape s'appelle désormais une apostille. La question n'est donc jamais « apostille ou légalisation » dans l'abstrait : elle est tranchée par la destination.

L'apostille certifie une signature, un sceau ou un timbre apposé par un officier public. Tout document délivré par un organisme gouvernemental, un tribunal ou un notaire peut donc en recevoir une directement. Un document privé (contrat, lettre, résolution d'entreprise) ne le peut pas tant qu'un notaire n'y a pas certifié une signature ; c'est cette notarisation que l'apostille vient ensuite viser. Ce qui ne peut jamais être apostillé, c'est un document sans signature officielle à certifier : une impression non signée, une capture d'écran, une photocopie que personne n'a attestée.

Pas seule. Une simple photocopie ne porte aucune signature officielle : l'apostille n'aurait rien à certifier. Ce qui fonctionne, c'est la copie certifiée conforme : un notaire compare la copie à l'original, atteste qu'elle est conforme et signe. L'apostille certifie ensuite la signature du notaire. C'est le parcours habituel lorsqu'on ne peut se séparer de l'original, comme un passeport ou un diplôme unique. Vérifiez toutefois d'abord : certaines autorités destinataires exigent l'original lui-même et refuseront une copie certifiée, si bien préparée soit-elle.

Cela dépend de la destination, non du document. Un acte de naissance québécois destiné à la France ou au Maroc est déjà dans une langue acceptée et n'exige aucune traduction. Le même acte destiné à l'Allemagne ou à la Corée en exige une. Et être dans la bonne langue n'équivaut pas à être authentifié : un document français a tout de même besoin de l'apostille, et si la destination est hors Convention, l'étape consulaire demeure. Ce sont deux questions distinctes, et il faut répondre aux deux.

Non, et personne au Canada ne le peut. L'apostille est délivrée par le pays dont l'officier a signé le document. Un diplôme indien s'apostille en Inde ; un acte de naissance libanais se légalise par les voies libanaises. Les autorités canadiennes ne peuvent certifier que des signatures canadiennes. Ce que nous pouvons faire d'un document étranger, c'est en organiser ici la traduction certifiée et notarier une déclaration canadienne qui s'y rapporte, mais l'original étranger doit être authentifié dans son propre pays.

Uniquement si un notaire doit vous voir signer, comme une procuration ou un affidavit, qui exigent par définition votre présence. Tout le reste se fait à distance : envoyez des copies numériques par le formulaire de demande, expédiez les originaux une fois le parcours confirmé, et nous réexpédions le dossier terminé où vous le souhaitez. La plupart de nos clients hors de Montréal ne mettent jamais les pieds au bureau.

Nous vous expliquons par écrit le motif et les options. Les refus tiennent presque toujours à l'une de trois causes : le document sous-jacent n'est pas de la bonne forme, par exemple un certificat abrégé là où il fallait un certificat long, une copie là où l'original était exigé ; il est plus ancien que ce que le destinataire accepte ; ou la traduction a été faite par une personne que cet organisme ne reconnaît pas. Les trois se corrigent, et la correction passe généralement par un nouveau document plutôt que par un recours. Les frais déjà versés à un tiers (autorité gouvernementale, ambassade) ne sont généralement pas recouvrables : c'est la raison honnête pour laquelle nous confirmons le parcours par écrit avant de commencer.

L'apostille elle-même n'expire pas. Ce qui expire, c'est la patience de l'organisme qui la reçoit : beaucoup exigent que le document sous-jacent ait été délivré dans les trois, six ou douze derniers mois, et une apostille sur un certificat vieux de dix ans ne le rajeunit pas. La réponse qui compte n'est donc pas l'âge de l'apostille mais celui du document qu'elle vise, mesuré selon le délai fixé par la destination. Demandez-leur ce délai avant de commencer : s'il faut un original récent, c'est généralement l'étape la plus lente de toute la chaîne.