Pour les destinations hors Convention de La Haye, l'apostille est une étape et non l'aboutissement. Ce qu'ajoute l'étape consulaire, combien de temps elle prend, et pourquoi aucun tarif ne l'accélère.
Si votre destination n'a pas adhéré à la Convention Apostille de La Haye, l'apostille est la mi-parcours. Le document doit ensuite être présenté à l'ambassade ou au consulat du pays, qui appose son propre timbre et perçoit ses propres frais. La plupart de ces missions sont à Ottawa, d'où le recours à la messagerie plutôt qu'à un déplacement.
Chaque mission est un monde en soi
Il n'existe pas de norme commune. Les exigences varient d'une ambassade à l'autre et changent sans préavis. Certaines veulent une traduction arabe jointe avant même d'examiner le dossier. D'autres n'acceptent les documents que par l'entremise d'un mandataire accrédité plutôt que de la personne nommée dessus. D'autres encore refusent tout document délivré il y a plus de quelques mois.
C'est pourquoi un parcours qui a fonctionné pour un collègue l'an dernier ne prouve rien aujourd'hui, et pourquoi nous confirmons par écrit les exigences en vigueur pour votre destination avant tout envoi.
La partie que personne ne maîtrise
Le délai consulaire appartient à la mission. Aucun tarif de service ne l'accélère, et quiconque vous promet une date qui dépend d'une ambassade promet ce qu'il ne peut tenir. Le traitement accéléré existe, mais il porte sur les étapes qui peuvent l'être : préparation, traduction, notarisation, trajets de messagerie.
Quand une échéance est vraiment ferme, on la protège en commençant plus tôt, non en payant davantage à la fin. Le conseil manque de panache ; c'est le seul qui fonctionne.
Où cela se présente le plus souvent
Les États du Golfe représentent une large part : Émirats arabes unis, Qatar et Koweït, le plus souvent des documents d'emploi, des diplômes et des certificats de police pour un visa de travail. Au-delà, le Liban, l'Égypte, la Jordanie et l'Irak pour les affaires familiales et d'état civil, ainsi que plusieurs destinations africaines dont le Nigeria, le Kenya, le Ghana et la Côte d'Ivoire.
Ce que cela coûte, et qui fixe le prix
Les frais consulaires sont fixés par la mission, non par nous, et ils varient beaucoup : certaines perçoivent un forfait modeste, d'autres facturent par document, et quelques-unes appliquent un pourcentage sur les documents commerciaux comme les factures ou les contrats. Ces frais changent sans préavis. Nous les acquittons en votre nom et les détaillons dans le devis séparément de nos honoraires, afin que vous voyiez ce qui revient au gouvernement et ce qui nous revient.
Ce qui fait bien se passer l'étape consulaire
- Le document est assez récent pour la limite de la mission, souvent trois ou six mois
- La traduction, si elle est exigée, est dans la langue et le format acceptés par la mission
- L'apostille est jointe et n'a pas été séparée du document
- Les noms concordent exactement dans tous les documents du dossier, prénoms et accents compris
Ce dernier point cause plus d'ennuis qu'il ne le devrait. Un passeport indiquant Marie-Claire et un diplôme indiquant Marie Claire désignent, pour un agent consulaire, deux personnes différentes, et le dossier revient. Mieux vaut vérifier avant tout envoi qu'après.
La liste bouge. Des pays adhèrent à la Convention et l'étape consulaire disparaît du jour au lendemain pour eux : une bonne nouvelle facile à manquer. Vérifiez votre destination plutôt que de supposer que le parcours d'autrefois vaut encore.