Cinq provinces délivrent leurs propres apostilles ; tout le reste passe par Affaires mondiales Canada. La règle dépend du lieu de délivrance du document, non de votre domicile.
C'est la question qui fait perdre le plus de temps, parce que la réponse intuitive est fausse. L'autorité qui appose l'apostille est déterminée par le lieu de délivrance du document, non par votre domicile ni par l'endroit d'où vous l'expédiez.
Depuis l'adhésion du Canada à la Convention, cinq provinces sont leurs propres autorités compétentes :
- l'Alberta, par son ministère de la Justice
- la Colombie-Britannique, par l'Order in Council Administration Office
- l'Ontario, par les Services des documents officiels
- le Québec, par le ministère de la Justice
- la Saskatchewan, par son ministère de la Justice
Tout le reste passe par Affaires mondiales Canada à Ottawa : les documents du Manitoba, du Nouveau-Brunswick, de Terre-Neuve-et-Labrador, de la Nouvelle-Écosse, de l'Île-du-Prince-Édouard, des Territoires du Nord-Ouest, du Nunavut et du Yukon, ainsi que tout document fédéral, quelle que soit votre province.
Un document fédéral reste fédéral
Un certificat de police de la GRC, un document d'immigration, une constitution en société fédérale : tout cela passe par Affaires mondiales Canada, que vous habitiez Toronto, Calgary ou Montréal. Votre province n'y change rien, car la signature certifiée est fédérale.
La faire notarier ici ne la déplace pas
C'est là le piège. Un document délivré au Manitoba, apporté chez un notaire québécois et notarié ici, demeure un document manitobain. La notarisation ajoute une signature québécoise, mais l'acte de départ a été délivré ailleurs, et c'est lui qui tranche. Déposer auprès de la mauvaise autorité, c'est l'apprendre après la file d'attente plutôt qu'avant.
Une restriction connexe mérite d'être connue : la Colombie-Britannique et le Québec n'apostillent un document notarié que si l'original a été délivré dans la province. Cela ferme le contournement évident avant même qu'on y pense.
Les délais ne sont pas les mêmes
Les autorités provinciales et Affaires mondiales Canada gèrent des files distinctes, avec des volumes distincts, qui avancent à des rythmes différents et varient au fil de l'année. Un dossier confié entièrement à une autorité provinciale est généralement le plus rapide. Celui qui passe par Ottawa dépend de l'arriéré fédéral du moment. Nous déterminons l'autorité compétente avant d'annoncer un délai, car l'annoncer sans le savoir revient à deviner.
Envoyez la bonne version du document
Les autorités apostillent un original ou une copie dûment certifiée, non une numérisation ni une photocopie que personne n'a attestée. Pour l'état civil, cela suppose généralement le certificat en format long plutôt que le format court de poche, car le format long porte la signature du registraire que vise l'apostille. Commander la bonne version auprès de la province émettrice est souvent l'étape la plus lente : mieux vaut la lancer en premier.
Ce que cela implique pour un dossier à plusieurs documents
Une même demande contient souvent des documents de plusieurs provinces, et ces parties voyagent réellement séparément. Un diplôme ontarien et un acte de naissance néo-écossais partent vers deux autorités différentes, reviennent selon deux échéanciers différents, et ne se rejoignent qu'au moment d'assembler le dossier pour la destination. Le savoir dès le départ, c'est la différence entre une estimation réaliste et trois mauvaises surprises.