Les quatre étapes ne sont pas indépendantes. Les faire dans le mauvais ordre est la première cause de refus et de reprise complète d'un dossier.
On imagine souvent la chaîne comme quatre courses indépendantes, à faire dans n'importe quel ordre. Ce n'est pas le cas. Chaque étape certifie la précédente : la séquence fait donc partie de ce qui rend le résultat valable.
La traduction n'est pas une course à part
L'erreur la plus coûteuse que nous voyons est une traduction commandée en premier, isolément, chez le premier résultat venu. Elle revient impeccable. Puis le notaire refuse de la certifier, ou la destination ne reconnaît pas le traducteur, et tout est refait depuis le début.
Une traduction certifiée n'est pas jugée sur son style. L'autorité destinataire vérifie que son auteur est une personne qu'elle reconnaît, et que la traduction est jointe à l'original dans une forme acceptable. Au Québec, cela suppose généralement un traducteur agréé de l'OTTIAQ, dont la déclaration peut elle-même être notariée et suivre le reste de la chaîne.
La notarisation est ce qui rend l'apostille possible
L'apostille certifie une signature officielle. Un document délivré par un organisme public en porte déjà une : il peut donc être apostillé directement. Un document privé, contrat, lettre ou résolution d'entreprise, n'en porte aucune et ne peut pas être apostillé tant qu'un notaire n'y a pas certifié une signature. C'est cette notarisation que vise ensuite l'apostille.
Le corollaire, c'est que notarier un document gouvernemental est généralement une étape inutile. Si un acte de naissance porte déjà la signature du registraire, y ajouter celle d'un notaire ne fait que coûter du temps et de l'argent.
Les procurations échouent sur le libellé, pas sur les timbres
Quand une procuration est refusée à l'étranger, ce n'est presque jamais parce qu'un timbre manquait. C'est parce que le libellé n'autorise pas l'acte précis attendu : vendre un bien nommé, gérer un compte nommé, comparaître dans une instance nommée. Une banque à Karachi ou un registre à Chennai lit le texte, pas les sceaux.
Mieux vaut régler cela avant la signature, car une nouvelle rédaction oblige à refaire toute la chaîne : nouvelle signature, nouvelle notarisation, nouvelle apostille, et si la destination est hors Convention, un second passage à l'ambassade.
Puis, parfois, une quatrième étape
Si la destination est hors Convention, tout ce qui précède s'applique, puis le dossier part à l'ambassade du pays pour légalisation. C'est pourquoi la destination doit être fixée avant tout : elle détermine si vous menez une chaîne à trois étapes ou à quatre, et la quatrième a ses propres exigences, qui peuvent remonter et modifier les étapes précédentes. Certaines missions veulent la traduction faite dans leur langue précisément, jointe d'une manière particulière, avant même d'examiner le dossier.
Un exemple concret
Un diplôme d'ingénieur québécois destiné aux Émirats arabes unis pour un visa de travail. Le diplôme est un document provincial : le Québec est donc l'autorité compétente. Il faut une traduction arabe, produite par un traducteur dont un notaire certifiera la déclaration. Donc : traduction d'abord, puis notarisation de la déclaration du traducteur, puis l'apostille québécoise couvrant les deux, puis l'ambassade des Émirats à Ottawa. Quatre étapes, dans cet ordre ; en intervertir deux rompt la chaîne.
La règle pratique : fixez d'abord la destination, car elle détermine tout le reste, puis la forme du document de départ, puis la traduction, et seulement ensuite mettez les papiers en mouvement.